Datenschutzerklärung

(Stand: 08. Dezember 2021)

I. Allgemeine Hinweise

Der Verein "Digitales Kolloquium" (im Nachfolgenden „wir“, „uns“, "DigiKol") nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung. Die rechtlichen Grundlagen findest Du insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert Dich gemäß Art. 12 ff. DSGVO über den Umgang mit Deinen personenbezogenen Daten

im Rahmen der Website-Nutzung
- Allgemeine Nutzung der Website (www.digikol.de)
- Abonnement eines Newsletters (www.digikol.de/newsletter)
- Ausfüllen des Kontaktformulars (www.digikol.de/kontakt)
- Beantragung/Vorbereitung der Mitgliedschaft über das online Formular (www.digikol.de/mitglied-werden)
- Nutzung der Mitgliederdatenbank / Erstellung eines Profils (www.digikol.de/mitglieder)
- Nutzung des Cluster-Forums (www.digikol.de/cluster) und des Blogs (www.digikol.de/blog)
- Anmeldung zu Veranstaltungen (www.digikol.de/veranstaltungen)
im Rahmen Deiner Vereinsmitgliedschaft

Sie erläutert insbesondere, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Zudem informiert sie Dich darüber, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

II. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist der

"Digitales Kolloquium" e.V.i.G.

Semmelweisstr. 26

14482 Potsdam

datenschutz@digikol.de

Der Sitz des Vereins ist in Berlin.

III. Kategorien, Zwecke der Verarbeitung und Datenübermittlung

Welche personenbezogenen Daten wir von Dir zu welchem Zweck verarbeiten, hängt vom individuellen Kontext ab.

1. Allgemeine Nutzung der Website (www.digikol.de)

a) Allgemeine Nutzung

Selbst wenn Du Dich nicht mit einem Benutzerkonto anmeldest, d.h. lediglich auf unserer Seite "surfst" (auch wenn Du uns keine anderweitigen Informationen mitteilst, etwa durch das Ausfüllen und Abschicken eines unserer Kontaktformulare), werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
jeweils übertragene Datenmenge
Website, von der die Anforderung kommt
Browser
Betriebssystem und dessen Oberfläche
Sprache und Version der Browsersoftware.
ggf. weitere Daten, die Du auf unserer Website angibst

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Diese Daten dienen dazu, damit wir Dir die Website anzeigen können. Sie sind erforderlich, damit Dein Website-Besuch stabil und sicher verläuft. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

Dein Browser übermittelt Deine Daten an die Server von Wix (unserem Webhoster). Diese befinden sich in den Vereinigten Staaten, in Irland, Südkorea, Taiwan und Israel. Zum Schutz Deiner Daten befolgt Wix unter anderem die Grundsätze des EU-US- und des Swiss-US-Datenschutzschilds. Zwischen Wix und uns besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem sich Wix uns gegenüber verpflichtet, Deine Daten sicher und rechtskonform zu verarbeiten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Wix erhältst du hier (insbesondere Punkt 6: Personenbezogene Daten von Nutzern von Nutzern). Die Datenübermittlung an Wix ist erforderlich, damit wir unsere Website ordnungsgemäß betreiben können und entspricht damit unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Du weitere Daten im Rahmen der Website-Nutzung angibst (Kontaktformular, Profilerstellung etc.), werden diese Daten in gleicher Weise an Wix übermittelt. Die Übermittlung ist erforderlich, damit wir unser Web-Angebot aufrechterhalten können und entspricht ebenso unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

cc) Cookies

Unsere Website verwendet sog. Cookies, die nur temporär gesetzt und mit dem Schließen Deines Browsers automatisch gelöscht werden („Session Cookies“). Cookies sind kleine Textdateien, die auf Deinem Endgerät abgelegt werden und die Dein Browser speichert. Sie dienen dazu, unsere Web-Präsenz nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die für die korrekte Anzeige unserer Website erforderlich sind und daher von Dir nicht abgewählt werden können.

b) Abonnement eines Newsletters (www.digikol.de/newsletter)

Du kannst Dich auf freiwilliger Basis an unserem Newsletter anmelden. Newsletter helfen uns mit unseren Mitgliedern sowie mit interessierten Menschen in Kontakt zu bleiben. Sofern Du dies wünschst, verarbeiten wir folgende Daten:

Nachname, Vorname
E-Mail-Adresse

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Deiner datenschutzrechtlichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

Es kann sein, dass diese Daten Mitgliedern des Vorstands übermittelt werden. Eine entsprechende Arbeitsteilung entspricht unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f. Eine Datenübermittlung darüber hinaus findet nicht statt.

c) Ausfüllen des Kontaktformulars (www.digikol.de/kontakt)

Bei Fragen kannst Du uns u.a. über das online Kontaktformular kontaktieren. Hierfür verarbeiten wir folgende Daten:

ggf. Nachname, Vorname
E-Mail-Adresse
ggf. Telefonnummer, soweit Du sie angibst
den Betreff Deiner Nachricht
den Inhalt Deiner Nachricht

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, sowie Betreff und Inhalt Deiner Nachricht, um sie zuzuordnen und effektiv zu beantworten. Insbesondere Deine E-Mail-Adresse und ggf. Deine Telefonnummer (soweit gewünscht, da diese Angabe freiwillig ist) benötigen wir, damit unsere Antwort Dich erreicht. Die Verarbeitung ist erforderlich, um Deine Anfrage zu beantworten; die Rechtsgrundlage ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. .

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

d) Beantragung/ Vorbereitung der Mitgliedschaft über das online Formular (www.digikol.de/mitglied-werden)

Unser Verein lebt von seinen Mitgliedern. Wir möchten den Anmeldeprozess so niederschwellig wie möglich halten und ermöglichen daher auch den Aufnahmeantrag in Textform zu stellen. Hierzu kannst Du das online Formular nutzen. Nutzt Du unser online Tool, erheben wir folgende Daten:

Nachname, Vorname
Geburtsdatum
Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
E-Mail-Adresse
Deine Beschäftigung
ggf. den Titel Deiner Forschungsarbeit
ggf. eine Kurzbeschreibung Deiner Forschungsarbeit
das für Dich in Frage kommende Cluster

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Deine Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adressdaten) benötigen wir zur Administration Deiner Mitgliedschaft (Entscheidung über die Annahme Deines Aufnahmeantrags, Führung der internen Mitgliederliste, Einladung zu den Mitgliederversammlungen und zu sonstigen vereinsinternen Veranstaltungen, siehe auch Punkt III. 2. dieser Datenschutzerklärung). Diese Verarbeitungen erfolgt zur (vor-)vertraglichen Erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Da sich auf www.digikol.de nur Vereinsmitglieder ein Benutzerkonto erstellen können, nutzen wir Deinen Namen und Deine E-Mail-Adresse zur Verifikation Deiner Identität, falls Du Dich zur Erstellung eines Benutzerkontos entscheidest. Diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Angaben über Deine Beschäftigung sowie einen eventuellen Nachweis hierüber verarbeiten wir zum Zwecke der Berechnung deines jährlichen Mitgliedsbeitrags. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Den Titel und die Kurzbeschreibung Deiner Forschungsarbeit erfolgt zunächst für einen internen Überblick. Das entspricht unserem berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nur Du kannst Deinen Forschungstitel bzw. eine entsprechende Beschreibung auf Deinem Profil veröffentlichen. Die Offenlegung an die Vereinsöffentlichkeit ist freiwillig! Soweit Du im Rahmen Deines Aufnahmeantrags einwilligst, vermitteln wir den direkten Kontakt zu anderen Mitgliedern, die ein ähnliches Forschungsinteresse verfolgen ("Match-Making"). Wir leiten Dir und dem entsprechenden Kontakt die E-Mail-Adresse weiter, nicht aber den Titel der jeweiligen Forschungsarbeiten. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Angabe zu den Clustern verarbeiten wir, um Dich einem Cluster zuzuordnen. Das erfolgt zur Verwirklichung des satzungsgemäßen Zwecks (Organisation von Forschenden), insb. zur zielgerichteten Einladung zu Veranstaltungen. Entscheidest Du Dich dazu ein Benutzerkonto anzulegen, so wird Deine Cluster-Angehörigkeit auf Deinem Profil offenbart. Die themenspezifische Vernetzung ist Kern des Vereins und damit erforderlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

e) Nutzung der Mitgliederdatenbank / Erstellung eines Profils (www.digikol.de/mitglieder)

Zentraler Teil unserer Vereinsseite – sowie unseres Vereinskonzepts – ist die vereinsöffentliche Mitgliederdatenbank. Jedem Mitglied steht es offen ein Profil anzufertigen. Zur Profilerstellung werden (abhängig von deinem Status) folgende personenbezogene Daten erhoben – die Angabe sämtlicher Daten (abgesehen von denjenigen, die mit * gekennzeichnet sind) sind freiwillig und werden nur angezeigt, wenn Du das entsprechende Feld ausfüllst:

Wenn Du Doktorand:in / Habilitand:in bist:

Nachname, Vorname
Foto
E-Mail-Adresse
Name der wiss. Betreuer:in; des wissenschaftlichen Betreuers
Universität, an der die Promotion/ Habilitation abgelegt wird
Arbeitgeber
Thema der Forschungsarbeit
Forschungsarbeit in Stichworten
Status: Doktorand:in oder Habilitand:in*
Cluster-Zugehörigkeit*

Wenn Du Professor:in bist:

Nachname, Vorname
Foto
E-Mail-Adresse
Universität
Forschungsschwerpunkt
Status als Professor:in*

Wenn Du Student:in bist:

Nachname, Vorname
Foto
E-Mail-Adresse
Universität
Interessen
Status als Student:in*

Wenn Du Praktiker:in bist:

Nachname, Vorname
Foto
E-Mail-Adresse
Arbeitgeber
Beschäftigt als
Spezialisierung
Status als Praktiker:in*

Wenn du Unternehmensvertreter:in bist:

Nachname, Vorname
Foto
E-Mail-Adresse
Arbeitgeber
Rolle im Unternehmen
Spezialisierung
Status als Unternehmensvertreter:in*

Über Deine Einstellung kannst Du jedes dieser Felder (abgesehen von denjenigen, die mit * gekennzeichnet sind) stets vor der Vereinsöffentlichkeit verbergen ("Nur ich" – bitte denke daran, dass in diesem Fall die Administratoren der Homepage die Daten noch einsehen können. Damit auch das nicht mehr möglich ist, musst Du die Eingabe aus den konkreten Feldern löschen).

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Sämtliche Daten dienen dazu, dass sich die Mitglieder untereinander finden und vernetzen können. Diese Funktion ist erforderlich für das Website-Angebot, sodass die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfolgt.

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

Entscheidest Du Dich für die Offenlegung der o.g. Daten, können sämtliche Mitglieder des Vereins Deine Daten einsehen (zur Einstellbarkeit der Offenlegung siehe oben). Das können einerseits Forschende sein (Doktorand:innen, Habilitand:innen, Professor:innen), andererseits auch Unternehmensvertreter:innen, Praktiker:innen oder sonstige Mitglieder. Entscheidest Du Dich für die Offenlegung Deiner E-Mail-Adresse, so können Dich sämtliche Mitglieder kontaktieren. Da die Vernetzungsmöglichkeit unter den Mitgliedern Kern unserer Mitgliederdatenbank ist, ist die Datenverarbeitung für die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich.

f) Nutzung des Cluster-Forums (www.digikol.de/cluster) und des Blogs (www.digikol.de/blog)

Unser Blog und (ganz besonders) unsere Cluster-Foren bieten eine Austauschmöglichkeit zwischen den Mitgliedern. Entschließt Du Dich hieran teilzunehmen, werden folgende Daten verarbeitet:

Nachname, Vorname
Ein Link zu Deinem Profil und der darauf veröffentlichten Daten, vgl. Punkt III. 1. e) dieser Datenschutzerklärung)
veröffentlichte Inhalte, Informationen, Kommentare
Uhrzeit und Datum der Interaktion

aa) Zwecke und und Rechtsgrundlagen

Unser Blog sowie unsere Cluster-Foren sind die Orte, an denen der meiste Austausch stattfindet. Die Teilnahme ist freiwillig. Sofern Du Dich zur Teilnahme entschließt, werden die o.g. Daten zur vertraglichen Erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Bitte denke daran, dass die Veröffentlichung eigener Beiträge auf Dein eigenes Risiko erfolgt. Wir können nicht die Aktionen anderer Nutzer oder Mitglieder der Öffentlichkeit mit Zugriff auf Deine Daten oder Inhalte kontrollieren (etwa wenn diese Screenshots anfertigen o.ä.).

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

Interagierst Du mit anderen Mitgliedern in unseren Cluster-Foren, so können sämtliche Mitglieder die o.g. Daten einsehen. Hier gilt das in Punkt III. 1. e) bb) dieser Datenschutzerklärung Gesagte entsprechend; die Datenverarbeitung ist zur vertraglichen Erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich.

e) Anmeldung zu Veranstaltungen (www.digikol.de/veranstaltungen)

Das DigiKol veranstaltet regelmäßige online Veranstaltungen zu promotionsrelevanten Themen. Die Veranstaltungen sind größtenteils vereinsintern, stehen aber nach Rücksprache mit dem Vorstand grundsätzlich auch vereinsexternen Interessierten offen. Einige Veranstaltungen richten sich explizit an die interessierte Öffentlichkeit. In allen Fällen ist eine Anmeldung über unsere Website erforderlich. Im Rahmen der Anmeldung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Nachname, Vorname
E-Mail-Adresse
Beruf/ Tätigkeit
Mitgliedschaft

aa) Zwecke und und Rechtsgrundlagen

Den Namen sowie die E-Mail-Adresse benötigen wir, um Dich für unsere Veranstaltung anzumelden, Dich über den Status deiner Teilnahme zu informieren, oder Dir eventuelle Änderungen mitzuteilen. Diese Daten sind für Deine Teilnahme erforderlich; ihre Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angabe über Deine Mitgliedschaft sowie über Deinen Beruf bzw. Tätigkeit benötigen wir für die interne Übersicht sowie für die zielgruppenorientierte Durchführung der Veranstaltung; die Erhebung entspricht unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2. Vereinsmitgliedschaft

Du kannst Deine Mitgliedschaft über unsere Website beantragen (siehe Punk III. 1. d) dieser Datenschutzerklärung). Alternativ kannst Du Deinen ausgefüllten Aufnahmeantrag an mitglieder@digikol.de schicken oder uns den ausgedruckten und ausgefüllten Antrag postalisch an unsere Vereinsadresse zusenden. In beiden Fällen erfolgt die identische Verarbeitung wie unter Punkt II. 1. d. Im Rahmen Deiner Mitgliedschaft können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, insb.:

Rechnungs- und Zahlungsdaten,
Rechnungsadresse
Kontoverbindung (IBAN, BIC)
Zahlungsdienstleister
ggf. einen Nachweis über Deine Beschäftigung
ggf. Fotos

aa) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die o.g. Daten benötigen wir, um die Zahlung des Jahresbeitrags abzuwickeln. Die Datenverarbeitung ist für Deine Mitgliedschaft beim DigiKol gemäß Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich. Im Rahmen Deiner Mitgliedschaft informieren wir Dich außerdem per E-Mail über aktuelle Ereignisse, kommende Veranstaltungen und Berichte von durchgeführten Veranstaltungen, um die Vereinszwecke erfüllen zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 it. b DSGVO.

Zum Zwecke der Außendarstellung können Deine Fotos (etwa von Veranstaltungen) auf unserer Website veröffentlicht werden. Dies erfolgt nur mit Deiner Einwilligung; die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Informationen zu Deiner Einwilligung erhältst Du bei den Veranstaltungen. Natürlich kannst Du gegen die Veröffentlichung Deiner Fotos jederzeit widersprechen. Nach Deinem Widerspruch veröffentlichen wir die Bilder nicht mehr. Informationen zu Deinen Rechten findest Du unten (V).

bb) Datenübermittlung und Rechtsgrundlagen

IV. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Deine Daten nur für die Dauer Deiner Mitgliedschaft. Das beinhaltet auch die Anbahnung einer potenziellen Mitgliedschaft (vorvertragliches Rechtsverhältnis) sowie die Abwicklung Deiner Mitgliedschaft. Soweit wir Deine Daten anlässlich eines speziellen Angebots bzw. einer Dienstleistung verarbeiten (Kontaktformular, Newsletter, Veranstaltung etc.), speichern wir die Daten nur solange dies für die Erbringung des jeweiligen Angebots bzw. der jeweiligen Dienstleistung erforderlich ist.

Soweit Deine Daten nicht mehr für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, löschen wir Deine Daten. Dasselbe gilt für den Fall des Widerrufs Deiner Einwilligung, soweit keine andere Rechtsgrundlage die (eingeschränkte) (Weiter-)Verarbeitung Deiner Daten rechtfertigt bzw. uns dazu verpflichtet. Hierzu zählt insb. die Erfüllung handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z.B. von Zahlungsrückständen) oder im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken.

V. Deine Rechte

Als betroffene Personen hast Du folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung bzw. ein Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Du kannst einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung, einschließlich einer Analyse von Mitgliederdaten für Werbezwecke (Kanzleiwerbung etc.) jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Darüber hinaus steht Dir ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kannst Du Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für die Ausübung Deiner Betroffenenrechte wende Dich am einfachsten an datenschutz@digikol.de bzw. an die im Impressum angeführte Anschrift. Darüber hinaus hast Du das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

VI. SSL-Verschlüsselung
Unsere Website www.digikol.de nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Du an uns als Website-Besucher sendest, eine SSL-Verschlüsselung.

VII. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir befinden uns derzeit im Aufbau. Es kann daher sein, dass wir unsere Angebote erweitern oder ändern, was sich auch auf die vorliegende Datenschutzerklärung auswirken kann. Außerdem können Änderungen aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben notwendig werden. Wir behalten uns daher das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung im Rahmen des geltenden Rechts jederzeit zu ändern. Soweit wir dies tun, kann die aktuelle Datenschutzerklärung auf www.digikol.de/datenschutz eingesehen werden. Es gilt stets die zu Deinem Besuch aktuelle Datenschutzerklärung.